運送業は、物流を支える重要な産業であり、日々多くの取引が発生します。そのため、経理業務も他の業種と比べて特徴的な点が多く、適切な管理が求められます。例えば、ガソリン代や高速道路料金などの変動費の管理、車両の減価償却、歩合制給与の処理など、専門的な知識が必要です。
本記事では、運送業や倉庫業の経理業務の流れやよく使う勘定科目、効率化のポイントについて解説します。経理業務の負担を軽減しながら、健全な企業経営につなげていきましょう。
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目次
運送業における経理業務とは？
運送業（運輸業）や倉庫業などの物流業界における経理業務は、主に「日次業務」「月次業務」「年次業務」の3つにわけられます。それぞれどのような仕事が発生するのか具体的に解説していきます。ぜひ、経理業務の参考にしてください。
運送業の経理の日次業務
運送業の経理では、日々の業務として売上や経費の管理を行います。例えば、配送完了後に発生する運賃の請求処理や、取引先からの入金確認を行い、帳簿に正しく記録することが求められます。また、ドライバーが立て替えたガソリン代や高速道路料金などの精算も重要な業務のひとつです。経費処理は頻繁に発生するため、領収書の回収や金額の確認をスピーディに行い、正確に処理しなければなりません。
さらに、運行ごとのコスト管理を行うことで、利益率の分析や経費削減の対策を立てることが可能になります。例えば、燃料費の増加が利益を圧迫している場合、走行ルートの見直しや効率的な車両運用を検討するきっかけにもなります。
日次業務をスムーズにこなすことで、月次や年次の決算業務の負担を軽減し、会社の経営状況を常に把握できるようになります。
運送業の経理の月次業務
月次業務では、売上や経費の集計、請求書の発行、給与計算などが主な作業となります。例えば、1か月分の運送業務の売上をまとめ、取引先ごとに請求書を作成し、送付する作業が発生します。
同時に、未回収の請求がないかを確認し、必要に応じて取引先への督促を行うことも重要です。また、ドライバーの給与計算も運送業ならではの特徴を持っています。例えば、基本給に加えて、運行距離や件数に応じた歩合給が加算されることが多く、計算が複雑になりがちです。
そのため、正確なデータをもとに、間違いのない給与計算を行うことが求められます。さらに、車両の維持費や修理費などの固定費を集計し、コストの管理を行うことで、次月以降の経営計画に活かすことができます。月次業務を正確に処理することで、会社の財務状況の見える化につながり、経営判断の精度を高めることにつながります。
運送業の経理の年次業務
年次業務では、決算や税務申告、固定資産の管理など、大きな業務が集中します。例えば、1年間の売上と経費を集計し、損益計算書や貸借対照表を作成する作業が必要になります。そのため、年次決算は、会社の利益や財務状況を明確にし、次年度の経営方針を決定するための重要な資料となります。
また、運送業では車両を多く所有しているため、減価償却の処理が欠かせません。例えば、新たに購入したトラックの耐用年数に応じて適切に減価償却を行い、税務申告に反映させることで、正しい利益計算を行うことができます。さらに、年末調整や法定調書の作成も重要な業務のひとつです。
ドライバーごとに源泉徴収額を精算し、適正な税額を申告することで、従業員の負担を軽減すると同時に、企業としての法的義務を果たすことができます。こうした年次業務を適切に行うことで、会社の財務状況を安定させ、健全な経営を維持することが可能になります。
運送業でよく使う勘定科目と仕訳例
運送業（運輸業）や倉庫業でよく使う勘定科目を以下の表にまとめました。
| 勘定科目 | 内容 | 具体例 |
|---|---|---|
| 運送収入 | 荷物を運送することで得た売上 | 運賃、配送手数料など |
| 前受金 | 期をまたぐ売上のうち、まだ運送が完了していない収入 | 年末に受け取ったが年明けに配送完了する運賃 |
| 燃料費 | 車両の燃料代 | ガソリン代、軽油代 |
| 車両費 | 車両の維持や修理にかかる費用 | オイル交換、タイヤ交換、車検費用 |
| 減価償却費 | 車両の購入費用を分割して計上する費用 | トラックの減価償却費 |
| 高速道路通行料 | 高速道路を利用した際に発生する費用 | ETC利用料、高速道路料金 |
| 諸会費 | 組合費や業界団体の会費 | 運送業組合の月会費 |
| 租税公課 | 運送業に関連する税金 | 自動車税、自動車取得税 |
| 保険料 | 車両や事業の保険に関する費用 | 自賠責保険料、任意保険料 |
| 支払手数料 | 車両購入時やローン契約時の手数料 | 登録代行手数料、割賦手数料 |
| 預託金 | 将来の支払いに備えて預けるお金 | 自動車リサイクル預託金 |
| 前払費用 | 将来の費用を事前に支払った場合に使用 | 割賦手数料の未経過分 |
| 未払金 | 購入したがまだ支払っていない金額 | 車両ローンの残債 |
| 普通預金 | 銀行に預けているお金 | 事業用口座の残高 |
以下は、運送業における仕分例です。
年末に荷物を集荷し、代金15,000円を現金で受け取ったが、運送は年明けに完了した場合は以下のとおりです。
仕訳例（年末）
| 現金 | 15,000 | 前受金 | 15,000 |
仕訳（年明けに運送完了）
| 前受金 | 15,000 | 運送収入 | 15,000 |
このように、運送が完了する前に代金を受け取った場合は、すぐに売上として計上せず「前受金」として処理し、運送完了時に売上として認識することが重要です。
運送業の経理における特徴と課題
運送業（運輸業）や倉庫業などの物流業界における経理の特徴と課題として以下のような点があげられます。
- ガソリンや経費の価格変動が激しい
- 車両の減価償却やリース費用が発生する
- 日当や歩合制など給与体系が複雑になる
- 物流拠点や倉庫ごとに経費が異なる
- 運転手の現金立て替えが多い
- 高速道路料金や駐車場代の精算がある
ここでは、それぞれの特徴と課題を具体的に解説します。
ガソリンや経費の価格変動が激しい
運送業の経理において、ガソリン代や各種経費の価格変動は大きな課題のひとつです。例えば、原油価格の高騰によってガソリン代が急激に上昇すると、運行コストが増加し、利益を圧迫する可能性があります。特に、長距離輸送を行う場合、燃料費の影響はさらに大きくなります。
また、燃料以外にも高速道路料金や車両のメンテナンス費用など、変動しやすい費用が多いため、経理担当者は常にコスト管理を行う必要があります。例えば、燃料費の変動に対応するために燃料サーチャージ制度を導入する企業もありますが、取引先との契約によっては適用が難しいケースもあります。
こうした価格変動に対応するためには、定期的にコストを見直し、必要に応じて運賃の改定やルートの最適化を行うことが重要になります。
車両の減価償却やリース費用が発生する
運送業において、車両は大切な資産のひとつであり、購入やリースにかかる費用の管理が必要不可欠です。例えば、トラックを購入した場合、一括で費用を計上するのではなく、耐用年数に応じて減価償却を行い、複数年にわたって経費として処理する必要があります。
減価償却の処理を誤ると、特定の年度に負担が集中し、経営判断に影響を及ぼす可能性があります。一方、リース契約を利用する場合は、毎月のリース料金を経費として計上できるため、資金繰りの安定につながります。
例えば、新車を購入する代わりにリース契約を結ぶことで、初期投資を抑えつつ、定期的な車両の入れ替えを行うことが可能になります。しかし、リース契約には契約期間や解約時の違約金などの制約があるため、契約内容を十分に確認することが重要です。
日当や歩合制など給与体系が複雑になる
運送業の給与体系は、一般的な固定給の仕組みと異なり、日当や歩合制が導入されることが多く、経理処理が複雑になりがちです。例えば、ドライバーの給与が基本給に加えて、運行距離や配送件数に応じた歩合給で構成される場合、その計算は一律ではなく、個別に対応する必要があります。
また、長距離運行を伴う場合、宿泊費や食事代の一部を補填する形で日当を支給するケースもあり、これらの処理を適切に行う必要があります。例えば、日当が経費として処理できるのか、それとも給与所得として課税対象となるのかを判断することが重要です。このように、給与体系が複雑であるため、経理業務の負担が増し、ミスを防ぐためには明確なルールの整備や給与計算システムの導入が求められます。
物流拠点や倉庫ごとに経費が異なる
運送業では、物流拠点や倉庫の運営にかかる経費が拠点ごとに異なるため、正確なコスト管理が求められます。例えば、都市部にある倉庫は地価が高いため賃料が割高になる一方、地方の倉庫は賃料が安い代わりに人件費や輸送コストがかかるケースが多く見られます。
また、拠点ごとに異なる業務内容や人員配置によって、必要な経費の種類や金額も変わってきます。例えば、一部の倉庫では仕分け作業を外部委託することで人件費を削減している場合もありますが、その分委託費用が発生します。
このように、拠点ごとに異なる経費を適切に把握し、無駄なコストを削減するためには、拠点別の収支を詳細に管理し、全体の収益バランスを調整することが重要になります。
運転手の現金立て替えが多い
運送業では、運転手が業務中に発生する経費を一時的に立て替えるケースが多く、その精算処理が経理業務の負担となることがあります。例えば、ドライバーが出先でガソリンを給油したり、高速道路の料金を現金で支払ったりする場合、一旦は個人の負担となり、後日会社に精算を申請する形になります。
この際、領収書の紛失や申請漏れが発生すると、正確な経費計上ができず、経理業務が煩雑になる要因となります。例えば、運転手が現金で支払った費用を正確に記録するために、専用の経費精算アプリを導入する企業も増えています。また、ICカードや法人用のクレジットカードを配布し、運転手が立て替えをしなくても済むような仕組みを整えることで、精算の手間を削減することが可能です。
このように、運転手の現金立て替えを減らし、スムーズな経費処理を実現するための工夫が求められます。
高速道路料金や駐車場代の精算がある
運送業では、高速道路の利用が頻繁に発生し、その料金の精算業務が重要になります。例えば、高速道路を現金で支払った場合、運転手が領収書を保管し、後日会社に提出して精算を行う必要があります。しかし、領収書の紛失や記載ミスがあると、正確な経費処理ができず、経理業務の手間が増えてしまいます。
例えば、この問題を解決するために、ETCを導入し、高速道路料金を一括で精算する企業も多くあります。また、駐車場代についても、都市部では駐車スペースが限られているため、コインパーキングの利用が必要になるケースがあり、こちらも精算処理が発生します。
例えば、社用のキャッシュレス決済カードを配布し、駐車場代を直接会社負担にすることで、運転手の立て替え負担を軽減することができます。このように、高速道路料金や駐車場代の管理を効率化することで、経理業務の負担を減らし、スムーズな運営を実現することが可能になります。
運送業の経理を効率化するポイント
運送業（運輸業）や倉庫業などの物流業界の経理を効率化するポイントとして、以下のような点を意識しましょう。
- 経費精算システムを導入する
- ICカードやETCを活用する
- 車両や運転手ごとにコストを分析する
- キャッシュレス決済を取り入れる
- 経理代行会社に相談してみる
ここでは、それぞれのポイントについて詳しく解説していきます。
経費精算システムを導入する
運送業では、日々発生する経費の管理が煩雑になりがちですが、経費精算システムを導入することで大幅に業務を効率化できます。例えば、運転手がガソリン代や高速道路料金を現金で立て替えた場合、領収書を回収して経理が手作業で精算処理を行う必要があります。
しかし、領収書の紛失や申請ミスが発生しやすく、経理業務の負担が増える原因となります。そこで、経費精算システムを導入すれば、スマートフォンで領収書を撮影し、そのまま申請できるため、精算作業がスムーズになります。例えば、経費項目ごとに分類したデータを自動集計し、会計ソフトと連携させることで、手入力の手間を省くことが可能です。
また、承認フローをシステム化することで、経理担当者が一つひとつ確認する手間が削減され、スピーディな精算が実現できます。このように、経費精算システムの活用によって、精算業務の正確性と効率性を向上させることができます。
なお、経費精算システムの選び方については、こちらの記事も参考にしてください。
ICカードやETCを活用する
運送業において、業務中の支払いをスムーズに行うためには、ICカードやETCの活用もポイントです。例えば、運転手が業務で利用するガソリン代や駐車場料金を現金で支払うと、都度領収書を管理しなければならず、経理業務の負担が増大します。
しかし、会社専用のICカードを配布すれば、支払い履歴が自動で記録され、経費の管理がシンプルになるでしょう。また、高速道路を利用する際には、ETCを導入することで現金支払いの手間を省き、領収書の整理や精算作業を効率化できます。
例えば、ETCの利用明細を会計システムと連携させることで、経費の計上が自動化され、手作業での入力ミスを防ぐことが可能です。さらに、ICカードを活用すれば、運転手ごとや車両ごとの経費を正確に把握できるため、コスト分析にも役立ちます。このように、ICカードやETCを導入することで、運送業の経費管理を効率化し、経理業務の負担を軽減することができます。
車両や運転手ごとにコストを分析する
運送業では、車両ごとや運転手ごとのコストを細かく分析することで、経営の効率化を図ることが可能です。例えば、同じ距離を走行していても、車両ごとに燃費が異なったり、運転手の運転技術によって燃料消費量に差が出たりすることがあります。こうしたデータを収集し分析することで、燃費の悪い車両の買い替えや、エコドライブの研修を実施するなど、具体的なコスト削減への対策を練ることができます。
また、車両の維持費や修理費用も分析することで、老朽化が進んでいる車両の適切な買い替え時期を判断することができます。例えば、ある車両の修理費が年間を通して高額になっている場合、新車を導入することで長期的にコストを抑えられる可能性があります。
さらに、運転手ごとの労働時間や業務効率を可視化し、適正なシフト管理を行うことで、無駄な残業を削減することも可能です。このように、車両や運転手ごとのコストを正確に分析することで、運送業の経営効率を高めることができます。
キャッシュレス決済を取り入れる
運送業においては、業務中の支払いが頻繁に発生するため、キャッシュレス決済を導入することで経理業務を大幅に効率化できます。例えば、運転手が出先でガソリンを給油する際に現金で支払うと、領収書の管理や精算処理が煩雑になり、経理担当者の負担が増加します。
しかし、法人向けのクレジットカードや電子マネーを導入すれば、支払い履歴が自動で記録され、手作業での処理が不要になります。また、高速道路料金や駐車場代もキャッシュレス決済を利用することで、経費精算の手間を削減できます。例えば、ETCカードを法人用に統一することで、利用明細が一括で管理できるため、経理業務がスムーズになります。
さらに、キャッシュレス決済を導入することで、現金の持ち歩きを減らし、紛失や盗難のリスクを低減することも可能です。このように、キャッシュレス決済を取り入れることで、業務の効率化と安全性の向上を両立させることができます。
経理代行会社に相談してみる
運送業の経理業務は、売上や経費の管理が複雑であり、専門的な知識が求められる場面も多いため、経理代行会社に相談することで業務の負担を軽減できます。例えば、経理担当者が日々の業務に追われ、正確な仕訳処理や月次決算が滞ると、会社全体の財務状況を適切に把握することが難しくなります。
そのような場合、経理代行会社に一部の業務を委託することで、経理の正確性を保ちながら業務負担を軽減することが可能になります。例えば、請求書の発行や入出金管理、給与計算などをアウトソーシングすれば、経理担当者はより重要な業務に集中できるようになります。
また、税務処理や決算業務についても、専門家のサポートを受けることで、ミスを防ぎながら適切な処理を行うことができます。このように、経理代行会社を活用することで、運送業の経理業務を効率化し、経営の安定につなげることができます。
なお、経理代行についてはこちらの記事も参考にしてください。
まとめ
運送業（運輸業）や倉庫業などの物流業界の経理は、ドライバーの現金立て替えや物流拠点ごとの経費精算など、業務が複雑化してしまっている点が課題です。また、トラックなどの車両の減価償却費やリース費用も考慮しなければなりません。
運送業の経理を効率化するためには、経費精算システムの導入だけではなく、ICカードやETCの利用、キャッシュレス決済の導入などで効率化することがポイントです。また、車両や運転手ごとのコストの見える化や分析も経営判断を左右するでしょう。なお、経理代行会社に相談することもひとつの手です。
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運送業の経理に関するよくあるご質問
運送業の経理についてのお問い合わせを多くいただきます。ここでは、運送業の経理に関するよくあるご質問についてまとめて紹介します。
運送業でよく使う勘定科目は何ですか？
運送業では、「運送収入」が主な売上勘定となり、経費には「燃料費」「車両費」「高速道路通行料」「減価償却費」などが多く使われます。例えば、トラックのガソリン代は「燃料費」、車検や修理費は「車両費」に計上されます。また、車両購入時には「車両運搬具」として資産計上し、減価償却を行います。
倉庫業でよく使う勘定科目は何ですか？
倉庫業では、「倉庫使用料」「保管料」などが主な収益勘定となり、経費には「賃借料」「水道光熱費」「人件費」「減価償却費」などが含まれます。例えば、倉庫を賃貸している場合は「賃借料」、設備の修繕費は「修繕費」として処理されます。フォークリフトなどの設備は「工具器具備品」として計上されます。
運送業のガソリン代は経費として認められますか？
運送業の業務で使用するトラックや営業車のガソリン代は、必要経費として「燃料費」に計上できます。例えば、荷物の配送中に給油した場合、その領収書を保管し、事業の経費として処理します。ただし、個人使用の分が含まれる場合は、業務用と私用の割合を明確にし、適正な経費計上を行う必要があります。
