経費精算の業務は、企業の規模に関わらず、すべての企業が抱える課題のひとつです。経理の担当者には正確かつ迅速な処理が求められる一方で、経理の人手不足や業務の煩雑さなど、さまざまな問題がつきまといます。
もし、経費精算業務に悩んでいるとしたら、経費精算代行という選択肢を考えてみることもひとつの手です。
この記事では、経費精算代行のメリット・デメリット、最適な経理代行会社の選び方のポイントについて詳しく解説します。ぜひ参考にしてください。
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目次
経費精算代行（アウトソーシング）とは？
経費精算代行（アウトソーシング）とは、企業が日々発生する経費の管理や精算業務を専門の外部業者に委託するサービスのことです。通常、経費精算は社内での申請から承認、会計処理、支払いまでの一連の流れが必要ですが、代行業者に任せることで、企業は経費精算にかかる業務負担を大幅に軽減できます。
また、経費精算の業務は時間と労力がかかりやすく、特に、申請内容の確認やミスの修正、承認フローの管理などに多くのリソースを割かれることが一般的です。そのため、アウトソーシングによって経理担当者の業務負荷を軽減し、本来のコア業務に集中できる環境を整えることができます。
また、経費精算代行は業務効率化だけでなく、業務プロセスの標準化やコスト削減、コンプライアンス強化にもつながります。外部の専門知識を活用することで、ミスの削減や精度の向上が期待でき、特に、中小企業にとっては限られたリソースを有効に活用する手段としても注目されています。
なお、経理業務のアウトソーシングについては以下の記事でも触れています。
経費精算代行に依頼できる業務
具体的に経費精算代行に依頼できる業務として、以下のような内容があります。
- 申請者側の入力
- 経費申請の承認
- 会計ソフトへの入力
- 支払い処理
ここでは、それぞれの依頼業務について詳しく解説していきますので、ぜひ経費精算代行を検討の際の参考にしてください。
申請者側の入力
経費精算において、申請者側の入力は業務の流れのなかでスタート地点にあたります。しかし、入力作業には時間がかかり、入力ミスが発生することも少なくありません。
経費精算代行では、申請者が専用の入力フォームやアプリを利用して簡単に申請できる環境を提供し、業務の効率化を図ります。また、領収書の撮影やアップロードを通じて、経理精算代行会社がデータを読み取り、必要項目を代わりに入力する仕組みもあります。
これにより、申請者の負担を軽減し、スピーディかつ正確な経費処理が実現されます。さらに、入力内容は即時にクラウド上で管理されるため、申請内容の追跡や監査もシンプルになり、企業全体の経費管理の精度向上に貢献できるでしょう。
経費申請の承認
経費申請の承認業務は、企業における経費管理のなかでも重要です。しかし、承認フローが複雑であったり、複数の承認者を経由する必要がある場合、社内のリソースを大幅に必要とすることがあります。
経費精算代行サービスでは、申請された経費内容を専門スタッフがチェックし、承認ルールに基づいて迅速かつ正確に承認処理を行います。これにより、社内での確認作業の手間が省けるだけでなく、承認の遅延やミスを防ぐことができます。
また、外部業者のシステムを利用することで、リアルタイムでの承認状況の可視化が可能となり、経費申請の透明性が向上します。結果として、企業はスピーディーな経費処理を実現し、効率的な経費管理が可能となるでしょう。
会計ソフトへの入力
経費申請が承認されると、次に会計ソフトへの入力が必要となりますが、データの打ち込みも時間のかかる作業です。経費精算代行サービスでは、承認済みのデータを専用のフォーマットに変換し、会計ソフトへ入力することを依頼できます。
その結果、入力ミスを減らすことができ、正確な会計データの管理が実現します。また、経理担当者が日々の入力業務から解放されることで、財務分析や経営戦略の立案など、他の重要な業務に集中することが可能になります。
さらに、外部業者による入力の一貫性が担保されるため、監査や内部統制の強化にもつながります。なお、会計ソフトについてはこちらの記事でも詳しく触れています。
支払い処理
支払い処理は経費精算の最終段階であり、特に経理担当者にとっては時間を要する作業のひとつです。そこで、経費精算代行サービスを利用することにより、支払いスケジュールの管理や振込処理をすべて代行してもらうことができます。
その結果、振込漏れや支払い遅延といったリスクを回避でき、取引先や社員からの信頼を維持することが可能となります。さらに、支払い処理に関するデータも自動的に記録されるため、後からの確認作業もスムーズになり、経費管理の透明性が向上します。
企業はこうした支払い業務から解放されることで、経理業務の効率化が図れるのです。
経費精算代行を活用するメリット
経費精算代行を活用する際には、以下のようなメリットがあります。
- 経理担当者の負担を減らす
- 申請者側の作業を軽減する
- 不正やミスを防げる
- 経理業務の属人化を防ぐ
ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。
経理担当者の負担を減らす
経費精算代行サービスの導入により、経理担当者が日々の煩雑な処理から解放されることが大きなメリットです。特に、申請内容の確認やミスの修正、複雑な承認フローの管理といった時間がかかる業務は、日常の負担となることが多いです。
経費精算のアウトソーシングを活用することで、こうした業務は外部の専門家が担当し、経理担当者は業務全体の管理や、より重要な財務分析、予算管理といったコア業務に専念できます。
結果として、経理部門全体の効率化が図られ、会社全体の生産性向上にもつながります。特に、人手不足が課題となっている中小企業にとっては、限られた人材リソースを有効に活用する手段としても非常に有用です。
申請者側の作業を軽減する
経費精算代行を利用することで、申請者側の作業が軽減され、経費申請がよりシンプル化されます。多くの経費精算代行サービスでは、スマートフォンのアプリやオンライン上のフォームを用いた入力システムが導入されており、申請者は領収書を撮影するだけで自動的に経費項目が記録されるなど、入力の手間を大幅に削減できます。
これにより、従業員は通常の業務に集中でき、わずらわしい経費処理の時間を短縮できます。また、申請データがクラウド上で一元管理されるため、リアルタイムでの確認や、修正依頼にも即座に対応可能です。
特に、経費処理が繁忙期に重なる場合など、申請者にとっても大きな助けとなるため、社内の経費管理業務が円滑に進む効果が期待できます。
不正やミスを防げる
経費精算代行サービスを利用すると、不正やミスの防止に大きな効果が期待できます。専門の代行業者は、経費精算プロセスにおける不正検知やエラーチェックをシステム化しており、経費申請に潜むミスや不正行為を早期に発見することが可能です。
例えば、規定に反する申請や、重複した申請を自動的に検出し、担当者にアラートを送る仕組みが採用されていることも多いです。
このようなチェック機能により、経理担当者が行う確認作業が効率化されるだけでなく、不正防止の観点からも企業のコンプライアンスが強化されます。結果として、企業の経費管理の透明性が向上し、無駄な支出を防ぐことができます。
経理業務の属人化を防ぐ
経費精算代行を活用することで、経理業務の属人化が防止され、業務の標準化が実現します。経費処理業務は属人化しやすく、特定の社員に業務が集中すると、退職や異動による知識の喪失がリスクとなります。代行サービスを利用することで、経理処理の各プロセスがシステム化・マニュアル化され、誰でも同じ手順で作業が進められるようになります。
また、業務の進捗状況や処理履歴も一元管理されるため、担当者が変更になった場合でもスムーズな引き継ぎが可能です。こうした標準化により、経理業務の安定性が向上し、経理部門全体の効率化にもつながります。
なお、経理の属人化がおきやすい環境として「一人経理」という状況もあります。「一人経理」のリスクについては、以下の記事も参考にしてください。
経費精算代行を活用するデメリット
経費精算代行を活用する際には、以下のようなデメリットがあることにも注意しなければなりません。
- 社内にノウハウが蓄積されづらい
- 経費精算に時間がかかる
- 社内での確認も必要になる
- 経費精算の代行会社への依頼にコストがかかる
ここでは、それぞれのデメリットについて詳しく解説していきます。
社内にノウハウが蓄積されづらい
経費精算代行を利用することで社内業務が効率化されますが、一方で、社内にノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。業務の多くを外部に任せるため、経費精算に関する知識やスキルが社内で育たず、担当者が変わった際に適切な対応が難しくなることがあります。
特に、経費精算の代行業者にすべて依存してしまうと、経費精算のプロセスや会計ルールの変更に柔軟に対応できず、社内での改善策を打ち出す力が弱まる可能性があります。また、万が一代行業者との契約が終了した際、業務を再び社内で担う場合に大きな負担がかかることもあります。
こうしたリスクを避けるためには、社内の担当者が最低限の経費精算の知識を持ち、業者と連携しながらノウハウを共有する仕組みを構築しておくことが重要です。
経費精算に時間がかかる
経費精算代行を利用すると、必ずしもすべての流れがスピーディになるわけではなく、場合によっては時間がかかることもあります。外部の代行会社に経費データを送信し、処理が完了するまでにタイムラグが生じることがあり、急ぎの支払いが必要な場合には対応が遅れるリスクがあります。
また、代行業者の繁忙期には処理が遅延することもあり、結果的に社員の経費精算のキャッシュフローに影響を及ぼすことがあります。さらに、外部に依頼するため、社内と代行業者との間での情報伝達ミスが発生する可能性もあり、これが原因で二度手間になるケースも考えられます。
こうした問題を防ぐためには、迅速な処理が求められる経費精算については、社内での対応も併用するなどの工夫が必要です。
社内での確認も必要になる
経費精算代行を導入したとしても、すべての業務が自動的に完了するわけではなく、社内での確認作業が依然として必要です。特に、経費の内容が会社のポリシーに適合しているか、正しく処理されているかの最終チェックは社内の責任となります。
代行業者に任せているからといってすべての作業が省略できるわけではなく、担当者はレポートの精査や問題があった際の対応を行う必要があります。また、外部に依頼することで発生する不明点について、社内での調整や確認が求められることもあります。
そのため、代行に依存しすぎると、かえって社内の確認作業が増える場合があり、完全な負担軽減にはならないことも考慮するべきです。
経費精算の代行会社への依頼にコストがかかる
経費精算代行を利用するデメリットのひとつは、依頼にコストが発生する点です。外部の専門業者に依頼するため、当然ながら一定の料金がかかり、特に、中小企業にとってはコスト負担が大きくなる場合があります。
また、導入初期には、代行サービスの利用開始に伴う初期費用やシステム連携のためのコンサルティング費用が発生することも少なくありません。また、処理件数が多い場合は従量課金制を採用している業者もあり、利用頻度に応じてコストが増加する可能性があります。
そのため、経費精算代行を導入する際には、費用対効果を十分に検討し、自社にとって最適なプランを選択することが重要です。
経営者や経理の担当者にとっては、無駄なコストを抑えるためには、業務量に見合った適切なサービスの選定が求められるでしょう。なお、経理代行会社に依頼した際の費用相場については、以下の記事でも触れていますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算の代行会社の選び方のポイント
経費精算を代行会社に依頼する際には、以下のような点がポイントです。
- センター型か訪問型か確認する
- 導入したい会計ソフトと連携できるか確認する
ここでは、それぞれ代行会社の選び方について詳しく解説します。ぜひ、経費精算の代行会社を選ぶ際の参考にしてください。
センター型か訪問型か確認する
経費精算の代行会社を選ぶ際、まずは「センター型」と「訪問型」のどちらのサービス形態が自社に適しているかを確認することが重要です。
センター型は代行業者の拠点で経費精算業務を処理するスタイルであり、コストが比較的安く抑えられるものの、迅速な対応が必要な場合には不向きなことがあります。
一方で、訪問型は担当者が直接企業を訪れて業務を行うため、リアルタイムでの対応や細かなカスタマイズが可能です。ただし、その分コストは高めになりがちです。そのため、自社の経費精算業務のボリュームやスピード感、予算に応じて最適なサービス形態を選択することが求められるでしょう。
例えば、頻繁に経費申請が発生し、スピーディな処理が求められる企業では訪問型が適していますが、コスト削減を重視する場合はセンター型が望ましいでしょう。
このように、企業のニーズに合わせた選択を行うことで、より効果的な経費精算のアウトソーシングが実現できます。
導入したい会計ソフトと連携できるか確認する
経費精算代行会社を選定する際には、自社が使用している、または導入を検討している会計ソフトとの連携が可能かどうかを確認することが欠かせません。経費精算データがスムーズに会計システムへ取り込まれることで、二重入力の手間を省き、処理の正確性と効率が向上します。
経費精算の代行会社によっては特定の会計ソフトに対応していない場合もあるため、事前に対応状況を確認することが必要です。また、クラウドベースのソフトを利用している場合は、リアルタイムでのデータ共有やリモートアクセスが可能かどうかも重要なポイントとなります。
こうした連携の柔軟性は、経費精算業務の効率化だけでなく、経営判断に必要な財務情報のスピーディな取得にもつながります。
まとめ
経費精算代行とは、経費の申請から承認、経費精算の支払いまでさまざまなシーンで活用できます。そのため、経理担当者の負担削減だけではなく、申請者の作業を減らして、入力のミスを防ぐメリットがあります。しかし、一方で、経費精算を代行会社に依頼するとコストがかかり、スピーディに対応できないというデメリットがあります。
そのため、低価格でスピーディに対応してくれる経理代行会社に経費精算代行を依頼することがおすすめです。
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経費精算代行（アウトソーシング）のよくあるご質問
経費精算代行についてのお問い合わせを多くいただきます。ここでは、経費精算代行に関するよくあるご質問についてまとめて紹介します。
経理アウトソーシングとは何ですか？
経理アウトソーシングとは、企業が自社の経理業務を外部の専門業者に委託することです。これにより、企業は経理担当者の採用や教育にかかるコストを削減でき、また業務の効率化や専門知識の活用が可能になります。特に、中小企業やスタートアップ企業では、経理アウトソーシングが活用されています。
経費精算にインボイスは必要ですか？
経費精算にインボイス（請求書）は重要です。インボイスは取引の証拠として、支払いや受け取り内容を明確に示すため、税務署からの監査や確認が求められる場面でも必須となります。特に、法人税や消費税の申告において、インボイスは大切な記録となり、後々の税務調査にも対応しやすくなります。
経費精算はレシートでも大丈夫ですか？
経費精算がレシートでも可能かは企業のルールによります。基本的には可能ですが、レシートの内容が不明瞭であったり、紛失した場合には領収書が求められることがあります。特に、経費として認められるかどうかを確認するためには、支出内容を証明できる書類が必要です。そのため、領収書のほうが推奨されています。
