中小企業にとって、経費精算は煩雑で時間のかかる作業のひとつです。しかし、経費精算システムを導入することで、業務の効率化だけでなく、不正防止やコスト削減など、多くのメリットが得られます。
そこで、本記事では、中小企業におすすめの経費精算システムを10選をまとめて紹介します。また、経費精算システムを選ぶ上でのポイントや注意点も解説します。 ぜひ、自社の規模や業務内容に合ったシステム選びの参考にしてください。
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目次
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、企業や団体が経費を効率的に管理し、精算業務を自動化するためのツールです。従業員が出張や業務に関連する支出を申請して、その支出を承認および精算するプロセスを効率化できます。
従来の手作業による経費精算は、紙の領収書の管理や、手入力によるデータ処理や捺印が必要であり、時間と労力がかかるうえに、人的ミスのリスクも高いものでした。
しかし、経費精算システムを導入することで、これらの煩雑な作業を大幅に削減し、業務の効率化を図ることができます。
従業員は、スマートフォンやコンピュータを使って簡単に経費申請を行い、領収書の写真をアップロードするだけで経費精算を完了することができます。システム側は、自動的にデータを解析し、規定に基づいて経費の妥当性をチェックします。
このように、経費精算システムは現代のビジネス運営において欠かせないツールとなっています。
中小企業が経費精算システムを導入する理由
中小企業が経費精算システムを導入する理由には、主に以下の3点があげられます。
- 中小企業における経理の人材不足の課題解決
- 生成AIの発展とIT技術の普及という背景
- 改正電子帳簿保存法への対策とペーパーレス化
ここでは、それぞれの理由について詳しく解説します。
中小企業における経理の人材不足の課題解決
中小企業が経費精算システムを導入する理由として、経理の人材不足の課題解決があります。多くの中小企業では、経理業務を担当する従業員の数が限られており、日々の業務に負担がかかっているのが現状です。
経費精算システムを導入することで、手作業による経費申請や承認のプロセスが自動化され、従業員の負担を大幅に軽減することができます。これにより、限られた人材でも効率的に業務を進めることが可能となり、経理担当者が他の重要な業務に集中できるようになります。
生成AIの発展とIT技術の普及という背景
生成AIの発展とIT技術の普及は、中小企業が経費精算システムを導入する背景として大きな影響を与えています。近年、生成AI技術の進歩により、データの解析や自動化が以前よりも簡単になりました。
その結果、経費精算システムも高度な解析機能を持つようになり、経費の不正や重複のチェックが自動で行われるようになりました。
改正電子帳簿保存法への対策とペーパーレス化
改正電子帳簿保存法への対策とペーパーレス化は、中小企業が経費精算システムを導入する重要な理由です。新しい法改正により、企業は電子帳簿の保存に関して今まで以上に厳格に取り扱う必要が生じました。
また、多くの企業がペーパーレス化を推進しています。経費精算システムを利用することで、紙の領収書を電子化し、デジタル形式で保存や管理することが可能となります。
中小企業が経費精算システムを導入するメリット
中小企業が経費精算システムを導入するメリットとして、主に以下の点があげられます。
- 記帳や仕訳における入力ミスを減らせる
- 申請の不備や不正行為を事前に防ぐ
- リアルタイムで経営状況を確認できる
ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。
記帳や仕訳における入力ミスを減らせる
中小企業が経費精算システムを導入することで、記帳や仕訳における入力ミスを大幅に減らすことができます。
従業員が手動で行う場合、入力ミスやデータの重複が発生しやすいです。しかし、システムを活用すれば自動でデータを正確に処理するため、人的ミスを減らすことにつながります。その結果、経理情報の正確性が高まり、業務の効率化も進みます。
申請の不備や不正行為を事前に防ぐ
経費精算システムの導入は、申請の不備や不正行為を事前に防ぐメリットがあります。システムは経費の申請内容をリアルタイムでチェックし、規定に沿って自動的に審査を行います。
また、不適切な申請や不正な経費が検出されると、即座にアラートが発せられるため、未然に防止できます。その結果、経理部門だけではなく、企業全体のコンプライアンスや内部統制の強化も期待できます。
リアルタイムで経営状況を確認できる
経費精算システムを導入すると、経営者はリアルタイムで経営状況を確認できるようになります。システム内では全ての経費データを一元管理しているため、いつでも最新の経営状況や予算の進捗を把握することが可能です。
その結果、スピーディな意思決定が可能となり、経営戦略を柔軟に調整するための貴重な情報源となるでしょう。
中小企業向け経費精算システムの選び方のポイント
中小企業向け経費精算システムの選び方には以下のようなポイントを意識しましょう。
- 安い費用でスモールスタートできるか？
- 自社の社員が使いやすいか？
- カスタマーサポートが利用できるか？
ここでは、それぞれのポイントやコツについて詳しく解説します。
安い費用でスモールスタートできるか？
中小企業が経費精算システムを選ぶ際には、初期費用が安く、スモールスタートできるかどうかが重要なポイントです。
特に、限られた予算で運営する中小企業にとって、高額な初期投資は大きな負担となります。そのため、無料トライアルや月額料金制を提供するシステムを選ぶことで、導入時のリスクを抑えつつ、実際に使用してから本格的な導入を検討することができます。
自社の社員が使いやすいか？
経費精算システムの選定において、自社の社員が使いやすいかどうかも重要なポイントです。操作が複雑で使いにくいシステムでは、導入後の定着が難しく、効率化の効果も薄れてしまいます。
直感的な操作性や分かりやすいインターフェースを備えたシステムを選ぶことで、社員がスムーズに利用でき、業務全体の効率向上が期待できます。
カスタマーサポートが利用できるか？
中小企業が経費精算システムを選ぶ際には、カスタマーサポートが利用できるかどうかも確認すべきポイントです。
システム導入後に発生する疑問やトラブルに迅速に対応してもらえるサポート体制が整っていることは、安心してシステムを利用するために必要不可欠です。
また、電話やチャット、メールなど、さまざまなサポートがあるため、自社の方針にあった手段が提供されているシステムを選ぶことで、長期的に安心して利用できます。
中小企業が経費精算システムを選ぶ際の注意点
中小企業が経費精算システムを選ぶ際の注意点として以下のような点があります。
- 他のシステムと連携ができるか注意する
- 契約期間の縛りや解約時の規則に注意する
- スマートフォンでの動作に問題ないか注意する
それぞれの注意点について詳しく確認していきましょう。
他のシステムと連携ができるか注意する
中小企業が経費精算システムを選ぶ際には、他のシステムと連携ができるかどうかに注意することが重要です。既存の会計ソフトや勤怠管理システムとシームレスに連携できるシステムを選ぶことで、データの二重入力を防ぎ、業務の効率化が図れます。
また、連携がうまくいかない場合は、追加で手作業が発生してしまい、せっかくの自動化効果が半減してしまうこともあるため、事前に確認しておくことが大切です。
契約期間の縛りや解約時の規則に注意する
経費精算システムを選定する際には、契約期間の縛りや解約時の規則にも注意が必要です。長期の契約に縛られると、もしシステムが期待に応えない場合でも簡単に解約できず、不満を感じることになります。
また、解約時の違約金やデータ移行の手続きについても事前に確認しておくことが大切です。柔軟な契約条件を提供するサービスを選ぶことで、万が一の場合でもリスクを最小限に抑えられます。
スマートフォンでの動作に問題ないか注意する
現代のビジネス環境では、スマートフォンでの経費精算がスムーズに行えるかどうかも重要なポイントです。
例えば、店舗スタッフや営業の担当者がスマートフォンで経費を入力する場合には、スマートフォン対応のアプリが提供され、操作性や機能が充実したシステムを選びましょう。
モバイル対応がしっかりしているシステムを選ぶことで、外出先でも簡単に経費申請や承認が行え、業務の効率化がさらに進みます。
【比較表】中小企業におすすめの経費精算システム10選
中小企業におすすめの経費精算システム10選を比較表形式で紹介します。ぜひ導入検討時の参考にしてください。
| サービス名 | 初期費用 | 料金体系 | 無料プラン | 無料トライアル |
|---|---|---|---|---|
| 経費BANK | 0円 | 5ID：1,500円/月 | – | – |
| マネーフォワード クラウド経費 | 0円 | 1ユーザー：200円/月 | 〇 | 〇 |
| ジョブカン経費精算 | 0円 | 1ユーザー：400円/月 | – | 〇 |
| ジンジャー経費 | 要お問い合わせ | 1ユーザー：300円/月 | – | 〇 |
| 楽楽精算 | 100,000円 | 30,000円/月 | – | – |
| TOKIUM経費精算 | 要お問い合わせ | 10,000円/月 | – | – |
| ビズトラ | 0円 | 8,000円/月
※広告あり：無料 |
〇 | 〇 |
| Spendia | 要お問い合わせ | 1ユーザー：600円/月 | – | – |
| バクラク経費精算 | 要お問い合わせ | 30,000円 | – | 〇 |
| BIZUTTO経費 | 100,000円 | 1ユーザー：400円 | – | 〇 |
ここでは、それぞれのシステムの詳細やポイントについても詳しく解説します。
経費BANK（SBIビジネス・ソリューションズ株式会社）
経費BANKとは、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する経費精算システムです。中小企業向けに、月額費用1,500円という低価格からスタートできる点がメリットです。
また、スマートフォンで書類を撮影して経費の申請ができ、クレジットカードや交通系ICカードを連携することもできるため、スムーズに精算が可能です。
マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワード クラウド経費とは、クラウド会計ソフトも提供している株式会社マネーフォワードがリリースしている経費精算システムです。中小企業だけではなく、個人事業主や、IPO準備企業、上場企業まで幅広く導入できる点がメリットです。
交通系ICカードやクレジットカードなど、2,500を超えるサービスを連携しており、一部のサービスでは領収書の画像を取得できる点がポイントです。
ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）
ジョブカン経費精算とは、株式会社DONUTSが提供する経費精算システムです。ジョブカンユーザーアンケートによると、経費精算にかかる時間を約1/10に削減できるツールになります。
低価格ながらも機能が充実しており、シンプルで使いやすいデザインである点がメリットです。そのため、申請にかかるミスや手間の削減につながるでしょう。
ジンジャー経費（jinjer株式会社）
ジンジャー経費とは、jinjer株式会社が提供する経費精算システムです。スマートフォンとPCの両方から操作ができる点がメリットです。
また、自動仕訳機能が搭載されているため、入力工数や人的なミスを減らして、スムーズな経費精算につなげることができます。無料トライアルもあるため、自社の業務フローにあったサービスであるか、導入前に確認できる点もポイントです。
楽楽精算（株式会社ラクス）
楽楽精算とは、株式会社ラクスが提供する経費精算システムです。中小企業から大企業まで、15,000社で導入されている点が特徴です。
楽楽精算のメリットは、専任スタッフによる充実のサポート体制です。導入初期から電話やメールでサポートが受けられる点は、システムやPCに不慣れな方の多い企業でも安心して導入できるシステムといえるでしょう。
TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
TOKIUM経費精算とは、経理業務全般の効率化のための支出管理プラットフォーム「TOKIUM」を提供する株式会社TOKIUMがリリースしている経費精算システムです。
申請者は、領収書の写真を撮影して回収用ポストに投函し、承認者が画像を確認するだけで経費精算が完結するという、ユニークな仕組みです。また、サポート窓口は経理担当者だけではなく、従業員全員が利用できるという点もポイントです。
ビズトラ（株式会社AIトラベル）
ビズトラとは、株式会社AIトラベルが提供する経費精算システムです。利用ユーザー数が無制限で、無料で使えるという点がメリットです。ただし、無料版では、広告バナーが掲載されてしまう点には注意してください。
また、出張手配や予約サービスもリリースされるということで、経費の承認だけではなく、経理担当者の負担を大幅に削減できるツールといえるでしょう。
Spendia（TIS株式会社）
Spendiaとは、TIS株式会社が提供する経費精算システムです。スマートフォンのみで経費精算が完了できるモバイルアプリケーションであり、iOSとAndroid端末の両方で利用できる点がメリットです。
もちろん、PCブラウザでも利用可能であり、テレワークの推進やペーパーレス化、キャッシュレス化などを含めた「働き方改革」にも対応している点がポイントです。
バクラク経費精算（株式会社LayerX）
バクラク経費精算とは、株式会社LayerXが提供する経費精算システムです。三井住友コーポレートカードなど、法人向けクレジットカードの利用明細と自動連携できる点がメリットです。
AIを活用したシステムであり、請求書受取サービスや、請求書発行サービスなども手がけているため、経理まわりの業務をまとめて効率化できる点もポイントです。
BIZUTTO経費（アルプスシステムインテグレーション株式会社）
BIZUTTO経費とは、アルプスシステムインテグレーション株式会社が提供する経費精算システムです。マルチカンパニー機能があり、中小企業からグループ会社や関連会社をもつ企業でも導入しやすい点が特徴です。
継続して使いやすいように、2年目以降の価格は50%オフで利用できるため、安心して使えるツールといえるでしょう。また、サポート体制も充実しており、メールやオンライン会議にて何度も相談できる点もポイントです。
まとめ
経費精算システムとは、企業や団体が経費を効率的に管理し、精算業務を自動化するためのツールです。従業員が出張や業務に関連する支出を申請して、その支出を承認および精算するプロセスを効率化できます。
中小企業では、経費精算システムを導入することで、経理の人材不足の課題解決の解消にもつながります。
市場には、さまざまな経費精算システムがありますが、他のシステムと連携ができるか注意して、契約期間の縛りや解約時の規則を確認してから導入を進めましょう。
なお、経費精算システムの導入にお困りの際は、経理代行会社に相談することもおすすめです。弊社では、経理代行サービスのビズネコを提供しています。経費精算システムの選定から、記帳代行、財務のコンサルティングまで幅広く対応が可能です。まずは、お気軽にお問い合わせください。
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中小企業向け経費精算システムのよくあるご質問
中小企業向け経費精算システムについてのお問い合わせを多くいただきます。ここでは、中小企業向け経費精算システムに関するよくあるご質問についてまとめて紹介します。
経費精算システムを導入するデメリットは何ですか？
経費精算システムを導入するデメリットとして考えられるのは、初期導入のコストと時間です。特に、中小企業にとっては予算が厳しいこともあり、導入費用が負担になる場合があります。また、システムの設定や従業員への教育に時間がかかることもあるため注意しましょう。
経費精算システムと会計システムの違いは何ですか？
経費精算システムと会計システムの違いは、誰が使うかという点にあります。どちらも経理業務に関わるシステムですが、経費精算システムは主に従業員が経費の申請をするツールです。一方で、会計システムは、経理部門が入力して、企業全体の財務データを統合的に管理するツールです。
経費精算できないものは何ですか？
経費精算できないものには、個人的な支出や企業の経費規定に反する支出が含まれます。例えば、業務に直接関係のない私的な買い物や飲食費、家族旅行の費用などは経費として認められません。また、規定外の高額な接待費や贈答品、法外な交通費なども経費精算の対象外となることがあります。
