社用車は経費計上できる！条件と仕訳例から認められないケースと注意点も解説

社用車は一定の条件を満たしていれば経費として計上できます。法人や個人事業主が事業活動を行ううえで、移動手段として車が必要不可欠である場合、取得費用や維持費は事業に直接関係する支出と判断されるためです。

ただし、業務利用が前提となるため、私的利用が中心であると認められると経費計上は難しくなります。例えば、取引先への訪問や現場への移動、資材の運搬など、業務内容と車の使用目的が明確であれば、社用車として扱うことが可能です。重要なのは、車の名義や使用実態、支出内容が事業目的と整合しているかどうかであり、これらを客観的に説明できる状態を整えておく必要があります。

経費計上できる車の条件には、使用目的や名義などいくつかの判断基準があります。具体的には、事業に関係している車であるかと、名義で購入された車であるかの2点です。社用車として認められるかどうかは、単に業務で使っているという主観的な認識だけでは足りず、客観的に説明できる状態が求められます。ここでは、経費計上の可否を左右する代表的な条件について確認していきます。

事業に関係している車

事業に関係している車は経費として計上できます。社用車として認められるかどうかは、車の使用目的が事業活動とどの程度結び付いているかによって判断されます。業務上の移動や取引先対応など、仕事のために使われている実態があれば、経費性は高まりますが、私的利用が中心であれば認められにくくなります。

例えば、平日は営業訪問や現場移動に使用し、走行距離や利用日が業務内容と一致していれば、事業との関連性を説明しやすくなります。そのため、業務日報や運行記録を残し、どのような目的で使用しているのかを明確にしておくことが、適切な経費計上につながります。

法人名義で購入された車

法人名義で購入された車は経費として扱いやすくなります。社用車の名義が法人になっていることで、事業用として取得した資産であることが客観的に示されるためです。個人名義の車でも条件次第では経費計上は可能ですが、私的利用との区別があいまいになりやすく、説明が求められる場面が増えます。

例えば、法人名義で購入し、車検証や保険契約も法人名で統一していれば、業務利用を前提とした車であることを示しやすくなります。取得時から名義や契約関係を整理しておくことで、税務上の判断がスムーズになり、不要な指摘を受けるリスクを抑えることができます。

社用車を経費計上する方法と仕訳例として、以下のような場合が想定できます。

• 社用車をローンで購入した場合
• 社用車をリース契約した場合
• 社用車（中古車）を現金で購入した場合

ここでは、それぞれの経費計上の方法と仕訳例をまとめて紹介します。

社用車をローンで購入した場合

社用車をローンで購入した場合は固定資産として計上します。購入方法が分割払いであっても、車両は取得時点で会社の事業用資産となるた
め、車両本体価格を「車両運搬具」として処理し、耐用年数に応じて減価償却を行います。ローン元本は負債として管理し、利息部分のみを支払利息として経費計上する点が特徴です。例えば、頭金を支払い残額をローンで支払うケースでは、頭金とローン元本を分けて仕訳する必要があります。

まずは、頭金の支払いを仕訳します。

次に、ローン購入分を仕訳します。

最後に、減価償却の仕訳です。普通車の法定耐用年数は6年のため、200万円を6年間で減価償却します。定額法の場合は、以下の式を用います

• 200万円×償却率0.167＝33,400円

そのため、当期分の減価償却費は以下の仕訳になります。

社用車をリース契約した場合

社用車をリース契約した場合は契約内容に応じて処理します。リースでは毎月一定額を支払うため、購入よりも支出管理がしやすい点が特徴で、契約形態によって会計処理が変わります。

資産計上を行わないオペレーティング・リースであれば、支払ったリース料をそのまま経費として処理でき、減価償却の計算も不要です。例えば、業務用として5年契約の車をリースした場合、毎月の支払額を継続的に費用計上することになります。

毎月2万円で社用車をリース契約した際の仕訳例は以下のようになります。

社用車（中古車）を現金で購入した場合

社用車を現金で購入した場合も新車か中古車かを問わず経費計上できます。購入時は支払方法に関係なく、事業用資産として固定資産に計上し、耐用年数に基づいて減価償却を行う点は共通です。

中古車であっても業務に使用していれば経費性は変わらず、耐用年数のみが新車と異なります。例えば、状態に応じて短い耐用年数が設定されることで、比較的早い期間で償却が進むケースもあります。

一般的な事業者における新車の耐用年数は6年であり、中古車の耐用年数は以下の式により計算をする必要があります。

• 法定耐用年数の6年を経過している場合：法定耐用年数の20%に相当する年数
• 法定耐用年数の一部を経過している場合：法定耐用年数から経過年数を差し引き20%に相当する年数を加えた年数

なお、計算結果が2年に満たない場合は、一律で2年となります。

例えば、7年経過した中古車を30万円で購入した場合は、耐用年数は、6年×20%=1.2年となります。2年に満たないため、一律で償却期間は２年です。

購入時の仕訳例は以下のようになります。

減価償却は、耐用年数2年に基づいて以下のような仕訳例になります。

社用車に関連する経費計上できる費用として、以下のような項目があります。

• ガソリン代
• 高速代・ETC料金
• 駐車場代
• 備品代
• 洗車代
• 修理代
• 車検代
• 保険料
• 税金

ここでは、それぞれの費用について詳しく解説します。適切な経費計上ができるように参考にしてください。

ガソリン代

ガソリン代は業務に使用した分であれば経費として計上できます。社用車の走行に直接必要となる支出であり、事業活動との関連性が明確であれば問題ありません。

ただし、私的利用が混在している場合は、全額を経費にすることは難しく、使用実態に応じた按分（あんぶん）が求められます。例えば、業務日報や走行距離の記録を残し、取引先訪問や現場移動に使った分を合理的に説明できれば、経費性を示しやすくなります。給油時の領収書を保存し、いつどの車に使ったのかを整理しておくことが、適切な処理につながります。

高速代・ETC料金

高速代やETC料金は業務目的で利用した場合に経費計上できます。移動時間の短縮や効率化を目的とした高速道路の利用は、事業活動に必要な支出と考えられるためです。

ただし、プライベートな移動が含まれている場合は、その部分を除外する必要があります。例えば、営業先への訪問や遠方の現場へ向かう際に高速道路を使用した記録が残っていれば、業務利用であることを説明しやすくなります。ETC明細や利用履歴を保管し、業務内容と照らし合わせて管理することが重要です。

なお、ETC料金の経費精算については、こちらの記事も参考にしてください。

ETC料金は領収書なしで経費にできる！勘定科目や仕訳例と注意点を解説

駐車場代

駐車場代は社用車の業務利用に伴うものであれば経費として扱えます。取引先訪問時のコインパーキング代や、事務所近くで業務用に借りている月極駐車場代などは、事業活動を支える支出と判断されます。

一方で、自宅用や私的利用が主となる駐車場代は経費計上が難しくなります。そのため、訪問先や利用時間が業務内容と一致していれば、経費性を説明しやすくなります。領収書とあわせて使用目的を整理して記載してまとめておくことが重要です。

備品代

備品代は社用車の業務利用に必要なものであれば経費計上できます。車内で使用する業務用物品や、安全運転や作業効率を目的とした装備は、事業との関連性が認められやすくなります。

ただし、趣味性が強いものや私的な快適性のみを高める備品は注意が必要です。例えば、業務で使用する工具や積載物の固定器具などは、使用目的が明確なため経費として処理しやすくなります。購入時に業務上の必要性を説明できるようにしておくことが大切です。

洗車代

洗車代は業務上必要と判断される範囲であれば経費計上できます。社用車は会社の資産であり、取引先への訪問時に一定の外観を保つことは、事業活動の一環と考えられます。

ただし、過度に頻繁な洗車や高額なサービスを利用している場合は、私的利用とみなされる可能性があります。例えば、営業車として定期的に洗車を行い、清潔な状態を維持しているのであれば、合理的な支出として説明しやすくなります。洗車の頻度や内容にも配慮することが重要です。

修理代

修理代は社用車を業務で使用するために必要な支出であれば経費になります。故障や不具合を放置すると業務に支障が出るため、適切な修理は事業継続に欠かせません。

ただし、事故の状況や使用実態によっては、経費性を慎重に判断する必要があります。例えば、業務中の走行によって生じた故障を修理した場合であれば、事業との関連性を説明しやすくなりますが、私的利用時の事故による修理代は一般的に経費では落ちません。そのため、修理内容が分かる請求書や整備明細を保管しておくことが大切です。

車検代

車検代は社用車を合法的に業務で使用するために必要な費用として経費計上できます。車検を通さなければ公道を走行できないため、事業活動を行ううえで欠かせない支出といえます。

ただし、車検費用の中には部品交換など資産性を含むものが含まれる場合もあります。例えば、点検や法定費用部分であれば経費として処理しやすく、明細を確認しながら判断することが重要です。そのため、内容を把握したうえで適切に区分する意識が求められます。

保険料

保険料は社用車の業務利用に必要なものに限り経費として計上できます。自賠責保険や任意保険は、事故やトラブルに備えるための支出であり、事業活動を円滑に行うための管理コストと考えられます。

ただし、補償内容が私的利用を前提としている場合や、家族限定特約など業務と関係の薄い条件が含まれている場合は注意が必要です。例えば、法人名義で契約し、業務使用を前提とした補償内容であれば、経費性を説明しやすくなります。契約内容を定期的に確認し、実態に合った補償範囲になっているかを見直すことも重要です。

税金

税金は社用車にかかるものであれば経費計上できるものがあります。自動車税や軽自動車税など、車両を保有や使用をすることで発生する税金は、事業用資産を維持するための支出と判断されるためです。

一方で、延滞金や加算税のようなペナルティ性のある支出は、事業に必要な費用とは認められません。例えば、期限内に納付した自動車税であれば、業務用車両に係る費用として処理が可能です。納付書や領収書を保管し、どの車両に対する税金なのかを明確にしておくことが大切です。

社用車が経費として認められないケースとして、以下のような場合は注意が必要です。

• 不自然なほど高級車であるケース
• 過度なカスタマイズがあるケース
• 個人所有の車がなく走行距離が長いケース
• 短い期間で何度も買い替えているケース

ここでは、それぞれのケースを具体的に紹介します。

不自然なほど高級車であるケース

不自然なほど高級車であるケースは経費として認められにくいです。社用車は事業に必要な範囲の支出であることが前提となるため、業務内容や規模と釣り合わない車両は私的利用を疑われやすくなります。

例えば、来客対応や営業が主な業務であるにもかかわらず、事業内容と直接関係しない高額な高級車を使用している場合、業務上の必要性を説明するのは容易ではありません。車両価格や維持費が一般的な水準を大きく超えていると、経費性の合理性が問われるため、事業実態との整合性を意識することが重要です。

過度なカスタマイズがあるケース

過度なカスタマイズや改造があるケースは経費として否認される可能性があります。社用車に施された改造や装飾が、業務目的よりも個人の趣味性を強く反映している場合、事業との関連性が薄いと判断されやすくなります。

例えば、走行性能や業務効率に直接関係しない外装の変更や内装の装飾を高額な費用で行っていると、私的利用の要素が強いと見なされることがあります。業務上の必要性を説明できない支出は経費として扱いにくくなる点に注意が必要です。

個人所有の車がなく走行距離が長いケース

個人所有の車がなく走行距離が長いケースは経費として疑問を持たれやすいです。社用車が業務専用とされていても、私生活で使用できる車が別に存在しない場合、実態として私的利用が含まれていると判断される可能性があります。

例えば、休日や業務外の時間帯にも長距離走行の記録が残っていると、業務利用のみであると説明するのは難しくなります。走行距離や利用状況を客観的に示せない場合、経費計上の妥当性が問われる点に注意が必要です。

短い期間で何度も買い替えているケース

社用車を短い期間で何度も買い替えているケースは経費として認められにくくなります。社用車は継続的に事業で使用されることを前提とした資産であり、頻繁な入れ替えは業務上の必要性が疑われる原因になります。

例えば、明確な理由がないまま数年ごとに車を購入し直している場合、節税目的や私的事情による買い替えと受け取られることがあります。合理的な理由や事業上の背景を説明できない場合、経費性を否定されるリスクが高まります。

社用車を経費計上する際の注意点とポイントとして、以下のような点を意識しましょう。

• 一般的な支出の範囲であるか意識しておく
• 領収書や請求書などの証憑を残しておく
• 業務日報や運行記録を記載しておく

ここでは、それぞれの注意点とポイントについて詳しく解説します。

一般的な支出の範囲であるか意識しておく

一般的な支出の範囲であるかを意識しておくことは経費計上の重要なポイントです。社用車に関する支出は事業に必要で合理的な範囲であることが求められ、金額や内容が社会通念から大きく外れていると私的利用を疑われやすくなります。

例えば、同業他社の水準と比べて明らかに高額な維持費や装備を継続的に計上している場合、業務上の必要性を説明できなければ否認のリスクが高まります。支出の背景や目的を事業内容と結び付けて整理し、無理のない判断を心掛けることが、安定した経費処理につながります。

領収書や請求書などの証憑を残しておく

領収書や請求書などの証憑を残しておくことは経費計上の前提です。社用車に関する支出は金額や回数が多くなりやすいため、証憑が不足すると業務との関連性を示すことが難しくなります。

例えば、ガソリン代や修理代を現金で支払ったにもかかわらず領収書を保管していない場合、実際に業務で使った支出であっても経費として認められない可能性があります。支払日や内容が分かる書類を整理し、後から確認できる状態を保つことが、適切な経費管理には欠かせません。

なお、証憑書類については、こちらの記事も参考にしてください。

証憑とは？証憑書類の種類・読み方・保存期間・帳票との違いを解説

業務日報や運行記録を記載しておく

業務日報や運行記録を記載しておくことは社用車の経費性を裏付ける有効な方法です。社用車は私的利用と混在しやすいため、どの業務でどの程度使用したのかを客観的に示す資料が求められます。

例えば、社用車での訪問先や移動目的、走行距離を日々記録しておけば、ガソリン代や高速代を合理的に説明しやすくなります。日常的な記録を積み重ねておくことで、税務上の確認があった場合でも落ち着いて対応できるようになる点がポイントです。

社用車は事業に必要な条件を満たしていれば、取得費用や維持費を適切に経費計上できますが、重要なのは形式だけでなく使用実態や管理状況です。購入方法ごとの仕訳や減価償却の考え方を理解し、ガソリン代や保険料、税金などの関連費用も業務性に応じて処理する必要があります。

一方で、高額すぎる車両や趣味性の強い支出、私的利用との区別が不明確な場合は否認リスクが高まります。日頃から証憑や記録を整え、事業との整合性を意識した運用を行うことが、安心して社用車を経費計上するための基本といえるでしょう。経費精算業務の効率化には、経理代行会社を活用することもひとつの手です。

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