企業において経費精算の業務は、煩雑で時間のかかる作業のひとつです。経理担当者の負担も大きく、人的ミスや不正のリスクも高く、業務効率化が急務となっています。
そこで注目されているのが、経費精算システムです。経費精算システムを導入することで、経費の申請や承認にかかる時間や手間を短縮することができます。
本記事では、経費精算システムの選び方や、導入のメリット・デメリットを解説します。また、導入の流れやステップについても紹介しますので、自社に最適なシステムを選ぶ際の参考にしてください。
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目次
経費精算システムとは？
経費精算システムとは、企業や組織が従業員の経費を効率的かつ正確に管理するためのソフトです。従業員が業務に関連する費用を立て替える場合、従業員が支払った費用を後で会社から返金してもらうために経費精算が必要です。
従来、経費精算のプロセスは紙の書類やExcelで行われることが多くありました。そのため、手作業によるデータ入力や確認が必要で、人的ミスや不正が発生しやすいという課題がありました。
経費精算システムは経理や会計における課題を解決するために導入され、申請から承認、支払いまでのプロセスを自動化しています。その結果、業務の効率が大幅に向上し、コスト削減やコンプライアンスの強化も図ることができます。
また、経費のデータをリアルタイムで把握できるため、経営陣は企業全体の経費の動向をより正確に分析でき、戦略的な意思決定に役立てることができます。
経費精算システムの必要性
経費精算システムの必要性は、業務効率の向上とコスト削減にあります。手作業での経費精算は時間がかかり、ミスが発生しやすいため、業務負担が大きくなります。
システムを導入することで、迅速かつ正確な経費管理が可能になり、不正やエラーを防ぐことができます。また、データの可視化により、経費の分析もスムーズになり、無駄な出費を削減する効果も期待できます。
経費精算システムの機能
経費精算システムは、企業の経費管理を効率化し、正確性を高めるためのツールです。さまざまな機能が搭載されているため、業務の負担を軽減し、経理部門の効率化に大きく貢献します。ここでは、経費精算システムの代表的な機能を一覧表と合わせて紹介します。
| 機能名 | 機能の詳細 |
|---|---|
| 経費申請・承認機能 | ・申請から承認までのプロセスを一元管理
・スマートフォンアプリで外出先から申請可能 ・ワークフロー機能により承認ルートを明確化 |
| 領収書の読み取り機能 | ・スマートフォンで撮影した領収書を自動で読み取り
・手入力の手間を省き入力ミスを削減 |
| 交通費の自動計算機能 | ・出発地と目的地を入力するだけで交通費を自動計算
・複数の経路を比較して最適な経路から計算 ・定期券の利用状況なども考慮した計算ができる |
| 自動チェック機能 | ・入力されたデータの金額や日付を自動チェック
・さまざまなルールに基づいて入力ミスや不正を防ぐ |
| 旅費計算機能 | ・出張先の宿泊費や交通費などを自動計算
・航空券の手配や出張先のホテルの予約ができる |
| ICカードとの自動連携機能 | ・Suicaなどの交通系ICカードと連携
・利用履歴を自動で取得して交通費の精算を行う |
| 自動仕訳機能 | ・経費精算データを基に自動で仕訳を作成
・データの二重入力の手間を省く |
| 外部ツールとの連携機能 | ・会計システムや勤怠管理システムと連携が可能
・データの連携により一元管理ができる |
経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。
- 経費申請にかかる時間を短縮できる
- 経費の承認にかかる手間を削減できる
- 記帳や仕訳にける人的ミスが減らせられる
- 経費の不正を未然に防げる
- リアルタイムで経費状況を把握できる
経費申請にかかる時間を短縮できる
経費精算システムの導入により、申請手続きが大幅に効率化され、時間の節約につながります。従来の手書きでの申請書の作成や印鑑を用いた複雑な承認プロセスに比べて、経費精算システムでは申請がスムーズに進み、迅速な処理が行われます。
その結果、従業員はコア業務に専念できるようになり、企業全体の全体の生産性の向上にもつながります。
経費の承認にかかる手間を削減できる
経費精算システムを導入することは、申請する社員だけではなく、経理部門の担当者にもメリットがあります。経費精算システムを使うことで、承認プロセスが大幅に簡略化されるでしょう。
システムを活用することで、申請内容を自動的にチェックし、承認者にスピーディに通知がされるため、承認にかかる手間や時間を大幅に削減できます。また、承認履歴が自動的に記録されるため、後から確認したい際や、監査のタイミングにも便利です。
記帳や仕訳にける人的ミスが減らせられる
経費精算システムの導入により、経費の記帳や仕訳作業での人的ミスが大幅に減少する点もメリットです。自動化されたプロセスによって、データの入力ミスや計算ミスが削減され、正確な帳簿管理につながるでしょう。
その結果、経理業務における信頼性が向上し、社内のコンプライアンスの強化や、経費の不正試用などのトラブルを未然に防ぐことにつながります。
経費の不正を未然に防げる
経費精算システムは、申請内容の不正や会社の資産が不適切に利用されることを防ぐメリットもあります。システムのセキュリティとして、自動検出やルールを設定することができます。そのため、不正な経費申請が検出されると即座に警告アラートが通知されて、適切な承認フローを経ることが求められます。
その結果、企業は不正行為を未然に防ぎ、透明性の高い経費管理が実現します。
リアルタイムで経費状況を把握できる
経費精算システムを活用することで、企業の支出状況をリアルタイムで把握することが可能です。また、申請から承認、支払いまでの各ステップが即座に反映されるため、経費の動向や残高を常に最新の状態で確認できます。
その結果、経営者や経理の担当者は、予算管理がより正確に行えるため、計画的な支出管理につながるでしょう。
経費精算システムを導入するデメリット
経費精算システムを導入する際には、以下のようなデメリットもあるため注意しましょう。
- システムの導入にコストがかかる
- 既存のシステムと連携が必要になる
- 従業員に教育や学習のコストがかかる
- システムに不正アクセスされるリスクがある
- システム化できない業務もある
システムの導入にコストがかかる
経費精算システムの導入には、初期費用やランニングコストが発生します。システム本体の購入費用、カスタマイズ費用、導入サポート費用などが初期費用として考えられます。
また、クラウド型のシステムの場合には月額利用料が発生します。一方で、買い切り型のシステムであっても、サーバーの維持管理費やソフトの更新費用などがランニングコストとして発生します。
既存のシステムと連携が必要になる
経費精算システムを導入する際には、会計システムをはじめとした、社内ですでに利用しているシステムとの連携が必須となるケースが多いです。
システム間の連携設定には、専門知識が必要となり、時間と手間がかかる場合があります。また、システム間のデータ連携に問題が発生した場合、業務に支障をきたす可能性もあります。
従業員に教育や学習のコストがかかる
新しいシステムの導入に伴い、従業員への教育や学習が必要となります。経費の申請を行う従業員には、操作方法の説明会やマニュアルの作成があるでしょう。また、承認する経理担当者も機能について理解を深めておかなければなりません。
そのため、操作方法の習得に時間がかかり、業務効率が一時的に低下する可能性があります。また、従業員の抵抗感やストレスが原因で、システム導入がスムーズに進まないケースも考えられます。
システムに不正アクセスされるリスクがある
経費精算システムには、従業員の経費情報や企業の機密情報などが含まれています。そのため、外部からの不正アクセスや内部からの不正利用のリスクが常に存在してしまうことがデメリットです。
もちろん、セキュリティ対策をしっかりと行う必要がありますが、万が一、情報漏洩が発生した場合には、企業のイメージ低下や法的問題に発展する危険性があることは、あらかじめ認識しておきましょう。
システム化できない業務もある
経費精算システムは、経費処理の自動化につながりますが、すべての業務をシステム化できるわけではありません。
例えば、海外出張での支払いで発生した費用は、為替レートの変動や現地の仕組みによって、イレギュラーな対応が求められることもあるでしょう。そのため、手作業で行う必要も発生してしまうことがあるでしょう。また、システムの機能不足により、対応できないシーンが生まれてしまう可能性もあります。
経費精算システムの選び方とポイント
経費精算システムを選ぶ際には、以下のポイントを意識しましょう。
- 予算に見合ったシステムを選ぶ
- 従業員が使いやすい操作性で選ぶ
- セキュリティ対策を確認して選ぶ
- スマホでも使いやすいシステムを選ぶ
- 解約時の条件を事前に確認して選ぶ
予算に見合ったシステムを選ぶ
経費精算システムを選ぶ際には、まず自社の予算に適したシステムを選ぶことが重要です。初期導入費用やランニングコストが予算を超えてしまうと、経費削減のための投資が逆効果となりかねません。費用対効果を見極め、無駄なく効果的なシステムを導入することで、経費管理の効率化が実現します。
ただし、予算を抑えすぎると、必要な機能が実装されずに経理担当者の負担にもなってしまうので、社内リソースとの兼ね合いにも注意しましょう。
従業員が使いやすい操作性で選ぶ
経費精算システムは、実際に利用する従業員が使いやすい操作性を持つものを選ぶことがポイントです。操作が複雑であれば、申請が滞り、導入の効果が半減してしまいます。
直感的なインターフェースやシンプルな操作フローを持つシステムを選ぶことで、スムーズな運用が可能となり、業務効率も向上します。
また、申請する従業員だけではなく、承認する経営者の方や経理担当者の方も使いやすいシステムを選びましょう。
セキュリティ対策を確認して選ぶ
経費精算システムを選ぶ際には、データのセキュリティ対策が万全かどうかを確認することが必要不可欠です。経費精算では、企業の財務情報や個人情報を取り扱います。
そのため、外部からの不正アクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ機能がしっかりと備わっているシステムを選ぶことで、安心して利用することができます。
スマホでも使いやすいシステムを選ぶ
現代のビジネス環境では、スマホからも簡単にアクセスできる経費精算システムが求められます。外出先や出張中でも経費申請や承認が行えるよう、モバイル対応のシステムを選ぶことがポイントです。
経費精算システムのなかには、スマホで領収書やレシートを撮影して、そのまま経費の申請ができるものもあります。スマホでの操作性が高ければ、場所を問わずに業務が進められ、スピーディな経費管理が実現します。
解約時の条件を事前に確認して選ぶ
経費精算システムを導入する際には、解約時の条件についても事前に確認しておくことが大切です。契約期間の縛りや違約金、データの引き渡し方法など、解約時に発生する可能性のある問題を予め理解しておくことで、将来的なトラブルを避けることができます。適切な条件を持つシステムを選ぶことで、安心して導入を進められます。
経費精算システムの導入ステップ
実際に経費精算システムを導入する際には、どのような流れになるのでしょうか。経費精算システムの導入は以下のステップで進みます。
- step1：自社の課題を洗い出す
- step2：必要な予算を明確にする
- step3：課題を解決できるシステムを選定する
- step4：システム導入の契約を進める
step1：自社の課題を洗い出す
経費精算システムを導入する際の第一歩は、自社の課題を徹底的に洗い出すことです。経費管理においてどの部分が非効率であり、どのプロセスに改善が必要なのかを明確にします。
自社の課題を洗い出すことで、システム導入の目的がはっきりとして、ツールの選定や導入プロセスがスムーズに進められる基盤を整えることができます。
step2：必要な予算を明確にする
課題を洗い出した後は、システム導入に必要な予算を明確にするステップに進みます。初期費用やランニングコスト、さらには導入後のサポート費用など、すべての費用を考慮して予算を設定します。これにより、無理のない範囲で、最適なシステムを導入できるようになります。
なお、経費精算システムのなかには、機能の追加にオプション料金がかかるものもあります。あれもこれも追加してしまうと予算オーバーになってしまうため、必要な機能を見極めて導入しましょう。
step3：課題を解決できるシステムを選定する
予算が確定したら、自社の課題を解決できるシステムを慎重に選定します。市場には多くの経費精算システムが存在しますが、自社のニーズに合ったものを選ぶことが成功の秘訣です。
例えば、機能面や操作性、セキュリティ、スマホ対応など、多角的な視点から評価し、最も効果的なシステムを見つけることがポイントです。
なお、事業の成長に合わせて長く利用できるシステムを選ぶことも大切です。
step4：システム導入の契約を進める
最適なシステムが選定されたら、いよいよ導入に向けた契約を進めます。契約に際しては、導入スケジュールやサポート体制、解約条件などを詳細に確認し、問題がないかをチェックします。
導入前には、実際に経費を申請する社員の声や、承認する経理担当者の方の声を参考にしておくことも、導入後のギャップを防ぐために重要です。
契約後は、導入プロセスを円滑に進めるための準備を整え、スムーズな稼働開始を目指します。
まとめ
経費精算システムとは、企業や組織が従業員の経費を効率的かつ正確に管理するためのソフトです。経費精算システムの選び方のポイントとして、自社の課題を洗い出して、あらかじめ予算を決めてから選ぶことが大切です。自社にあった経費精算システムを選ぶことで、長く利用でき、円滑に業務を進めることができます。
なお、経費精算システムの導入にお困りの際は、経理代行会社に相談することもおすすめです。弊社では、経理代行サービスのビズネコを提供しています。経費精算システムの選定から、記帳代行、財務のコンサルティングまで幅広く対応が可能です。まずは、お気軽にお問い合わせください。
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経費精算システムの選び方に関するよくあるご質問
経費精算システムの選び方についてのお問い合わせを多くいただきます。ここでは、経費精算システムの選び方に関するよくあるご質問についてまとめて紹介します。
経費精算はどうやってやりますか？
経費精算は、業務に関連する支出を証明する領収書やレシートを提出し、上司の承認を得た後、経理部門で処理されます。経費精算システムを利用すれば、オンラインで申請から承認、支払いまでを一元管理でき、手続きがスムーズに進みます。
経費精算にはレシートは必要ですか？
はい、経費精算にはレシートが必要です。レシートは支出の証拠となり、正確な経費処理を行うために必須です。レシートがない場合、経費として認められないことがあるため、保存と提出が重要です。なお、経費精算システムのなかには、写真やスキャンでレシートを提出することができる機能もあります。
経費精算システムの問題点は何ですか？
経費精算システムの問題点には、導入コストの高さや、従業員がシステムに慣れるまでの時間がかかることがあげられます。また、システムのアップデートやカスタマイズが必要になる場合があり、それに伴う追加コストや技術的なトラブルが発生することもあるため注意しましょう。
