企業間取引では、商品や成果物のやり取りが完了した後にどの書類を交わすかによって、その後の請求・支払い・会計処理の流れが大きく変わります。その中でも受領書は、「確かに受け取った」という事実を示す重要な証拠資料であり、納品書や領収書と混同されやすい一方で、目的や役割が明確に異なります。
実務では受領書の有無がトラブル防止や内部統制に影響することも多く、経理や総務がその扱いを正しく理解しておく必要があります。本記事では受領書の基本的な意味から他の書類との違い、書き方や注意点、確認ポイントまでまとめて解説します。
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目次
受領書とは？
受領書は、商品や成果物、金銭などを確かに受け取った事実を証明する書類です。受領書の中心的な役割は「受領の事実」を客観的に示すことであり、納品や引き渡しが実際に完了したことを後から確認できる証拠として機能します。
例えば、外注先からシステム開発の成果物を受け取った場面では、受領書を発行することで「いつ・何を・誰が受け取ったのか」を明確にできます。これにより、納品の有無や受領時点を巡る認識のずれを防ぐことが可能になります。受領書が必ずしも法律で義務付けられているわけではありませんが、取引の透明性を高め、社内の承認フローや経理処理を円滑に進めるうえで重要な位置づけを持ちます。
受領書の目的と役割
受領書の目的と役割として、以下のような点があげられます。
- 納品が完了したことを証明する
- 取引の進捗を見える化する
- 不正やミスなどのトラブルの証拠する
ここでは、それぞれの目的と役割について具体的に解説します。
納品が完了したことを証明する
納品が完了したことを証明する役割は、受領書が果たす基本的な目的です。受領書は単なる受け取りメモではなく、「納品という行為が実際に成立した」という事実を客観的に裏付ける証拠資料として位置づけられます。これにより、後日になって納品の有無やタイミングが争点になった場合でも、受領書を基に事実関係を確認できます。
例えば、受託開発の成果物をデータで受け渡したケースでは、受領書に受領日や内容を記載しておくことで、口頭のやり取りだけに頼らずに納品完了を立証できます。また、受領書があることで請求書の発行や支払い処理の起点が明確になり、経理処理の整合性も保ちやすくなります。
取引の進捗を見える化する
取引の進捗を見える化することは、受領書の重要な役割のひとつです。受領書は単発の証拠ではなく、発注から検収、支払いまでの一連のプロセスを整理する指標として機能します。どの案件がどの段階にあるのかを可視化できるため、担当者間の認識のずれを減らし、次の手続きへ円滑につなげられます。
例えば、複数案件を同時並行で進めている場合でも、受領書の有無を確認すれば「受領済み」「未受領」といった状態を客観的に把握できます。これにより、請求の可否や支払い準備の優先順位を判断しやすくなります。受領書を適切に管理することで、個別案件の進捗だけでなく、部門全体の業務フローも整理され、業務の見通しが立てやすくなります。
不正やミスなどのトラブルの証拠する
受領書には、不正やミスなどのトラブルの証拠とする役割もあります。受領書は問題が起きてから初めて価値を発揮する書類ではなく、あらかじめリスクを抑えるための記録として活用されます。受領内容や日付、担当者を明確にしておくことで、責任の所在や事実関係を後から検証できます。
例えば、実際には納品されていないにもかかわらず請求が行われた場合でも、受領書がなければ納品の有無を客観的に判断しにくくなります。一方で受領書があれば、記載内容を基に調査を進められます。また、単純な入力ミスや認識違いによるトラブルも、受領書を参照することで早期に発見しやすくなります。
納品後に交わされる書類の種類と受領書との違い
納品後に交わされる書類には以下のような種類があります。
| 書類の種類 | 概要 |
|---|---|
| 受領書 | 商品・成果物・権利など受け取った事実を証明する書類 |
| 納品書 | 売り手が買い手に対して何を引き渡したかを通知する書類 |
| 検収書 | 納品物が契約や仕様を満たしていることを確認した証明書 |
| 請求書 | 支払うべき金額を示して支払いを求める書類 |
| 支払通知書 | いつ・いくら支払う予定かを相手に知らせる通知書 |
| 領収書 | 金銭を受け取った事実を証明する書類 |
ここでは、それぞれの書類の種類と受領書との違いを詳しく解説します。
受領書と納品書の違い
受領書と納品書の違いは、誰が発行し、何を証明するかにあります。納品書は「渡した側」が発行する書類で、商品や成果物を引き渡した事実とその内容を相手に通知する役割を持ちます。一方で受領書は「受け取った側」が発行し、確かに受け取った事実を証明する点が本質的に異なります。そのため、同じ取引であっても納品書と受領書は対になる関係に位置づけられます。
例えば、物品を発送した取引では、売り手が納品書を同封して送付し、買い手が到着後に受領書を発行することで、引き渡しと受領の両面が書面で確認できます。実務では納品書だけで取引を進めるケースも多いものの、受領書を併用することで「渡した」「受け取った」という双方向の確認が可能になります。その結果、認識の食い違いや後日のトラブルを防ぎやすくなり、取引の信頼性が高まります。
受領書と検収書の違い
受領書と検収書の違いは、単なる受け取りか、品質や内容の確認まで含むかという点にあります。受領書は受け取った事実そのものを証明する書類であり、受領時点で内容の適否を判断していなくても発行できます。これに対し検収書は、納品物が契約内容や仕様を満たしているかを確認したうえで発行される書類です。そのため検収書は「受領＋合格確認」の性質を持ち、支払いの根拠資料として重視されます。
例えば、システム開発案件では、まずデータを受け取った段階で受領書を発行し、その後に動作検証や仕様チェックを行って問題がなければ検収書を発行する、といった流れが一般的です。実務では検収書だけを交わし、受領書を省略することもありますが、受領時点と検収完了時点を分けて管理したい場合には受領書と検収書を併用する方が整理しやすくなります。
受領書と請求書の違い
受領書と請求書の違いは、事実の確認か金銭の請求かという目的にあります。受領書は受け取った事実を証明する書類であり、金銭の支払いを直接求めるものではありません。一方で請求書は、対価として支払うべき金額を明示し、支払いを正式に求めるための書類です。そのため発行タイミングも異なり、請求書は通常、納品完了や検収完了の後に発行されます。
例えば、受託業務では受領書や検収書で成果物の引き渡しが確認された後、初めて請求書が発行されるのが一般的です。実務では請求書だけが重視されがちですが、受領書があることで「請求の前提となる受領」が明確になり、金額や支払時期をめぐる認識のずれを減らせます。受領書と請求書は役割が補完的であり、セットで運用されることで取引の透明性が高まります。
なお、請求書の取り扱いについては、こちらの記事も参考にしてください。
受領書と支払通知書の違い
受領書と支払通知書の違いは、受領の証明か支払い予定の通知かという点です。受領書は物や成果物を受け取った事実を示す書類であり、取引の「入口」を明確にする役割を持ちます。一方、支払通知書は買い手側が「いつ・いくら支払うか」を売り手に知らせる書類で、取引の「出口」に位置づけられます。
そのため支払通知書は請求書を受け取った後に発行されるのが一般的です。例えば、月末締め翌月払いの取引では、請求書受領後に社内承認を経て支払通知書を発行し、入金予定日を相手に共有します。この場合、受領書は納品時点の確認資料として、支払通知書は支払い段階の確認資料として別々に機能します。受領書と支払通知書を整理して管理することで、受領から支払いまでの流れを一貫して把握しやすくなります。
受領書と領収書の違い
受領書と領収書の違いは、何を受け取ったかの対象です。受領書は商品や成果物などの「物や権利」を受け取った事実を証明する書類であるのに対し、領収書は「金銭を受け取った事実」を証明する書類です。
そのため発行者も異なり、領収書は原則として金銭を受け取った側が発行します。例えば、現金取引では支払い後に領収書が交付されますが、物品の引き渡し自体を確認したい場合には別途受領書が必要になります。実務では領収書だけで取引を完結させるケースもありますが、納品物の受領確認を重視する場面では受領書を併用する方が事実関係を整理しやすくなります。受領書と領収書は混同されがちですが、対象が「物」か「お金」かという違いを意識することが重要です。
なお、領収書については、こちらの記事も参考にしてください。
【項目別】受領書の書き方
受領書には主に、以下の項目が記載されています。
| 受領書の項目 | 概要 |
|---|---|
| 宛先 | 受領書の名あて人を明確にし、効力の及ぶ相手を特定する |
| 発行日 | 受領書が作成された基準日を示し、受領時点を裏付ける |
| 管理番号 | 社内で受領書を識別・検索するための情報 |
| 発行者情報 | 誰が発行したかを示して責任の所在と連絡窓口を明確化 |
| 受領内容・金額 | 何を受け取りいくらの価値かを具体的に示す中核 |
| 署名・受領印 | 受領の意思表示と責任主体を明確にする最終確認 |
| 備考 | 標準項目に収まらない補足情報や実務メモを記載 |
ここでは、それぞれの項目について書き方のポイントを交えて解説します。
宛先
宛先は、受領書の名あて人を明確にするための必須項目です。誰に対して受領の事実を示しているのかを特定できなければ、証憑としての実効性が弱まり、後日の確認や監査対応でも説明が難しくなります。
通常は正式な会社名や部署名を記載し、略称や通称は避けるのが実務上の基本です。例えば、取引先がグループ企業の場合、「〇〇株式会社」だけでなく「〇〇株式会社 経理部」まで記載しておくことで、社内のどの窓口に向けた書類かがひと目で分かります。また、担当者名まで記載しておくと、受領内容の確認や問い合わせがスムーズになります。
宛先は単なる形式ではなく、受領書の効力が及ぶ相手を確定させる重要な要素であり、あいまいさを残さないことが実務の安定につながります。
発行日
発行日は、受領書がいつ作成されたのかを示す基準日です。受領のタイミングを客観的に示す根拠となるため、後日のトラブルや監査の場面で重視されます。実務では受領日と発行日が一致することが望ましいものの、社内承認や確認作業の関係でずれる場合もあります。
そのため、必要に応じて「受領日」と「発行日」を分けて記載する運用も有効です。例えば、月末にまとめて受領書を発行する場合でも、実際に受け取った日を別欄に明記しておけば事実関係を正確に示せます。発行日があいまいだと請求や支払いの起点がぶれやすくなるため、日付の記載は正確かつ一貫したルールで運用することが重要です。
管理番号
管理番号は、受領書を社内で識別・検索するための情報です。単に連番を振るだけでも十分に機能しますが、案件コードや取引先コードと紐づけることで管理精度が高まります。番号があれば、紙でもデータでも受領書を素早く特定でき、監査対応や問い合わせ対応がスムーズになります。
例えば、「2025-0001」のように年度と連番を組み合わせれば、いつの取引かも直感的に把握できます。さらに、発注書や請求書の番号と関連付けておくと、受領から支払いまでの流れを追跡しやすくなります。管理番号は形式的な記号ではなく、内部統制と業務効率を支える実務上の基盤となる情報です。
発行者情報
発行者情報は、誰が受領書を発行したのかを示す責任の所在です。会社名・部署名・担当者名・連絡先を記載することで、内容確認や訂正依頼が円滑に進みます。記載が不十分だと、後から誰に問い合わせればよいのか分からず、対応が停滞しやすくなります。
例えば、担当者名だけでなくメールアドレスや電話番号を併記しておけば、相手先が迅速に連絡できます。また、押印や電子署名を併用すると、発行の真正性がより明確になります。発行者情報は単なる連絡先ではなく、「この受領書に責任を持つ主体」を示す重要な要素であり、信頼性を担保する役割を持ちます。
受領内容・金額
受領内容・金額は、何を受け取り、どの価値があるのかを具体化する中核項目です。品名・数量・仕様・契約番号などを明確に記載しないと、後からどの取引に対応する受領書かわからなくなります。
金額についても、税込か税抜かを明記することが実務では重要です。例えば、「システム設計書一式」とだけ書くのではなく、バージョンや納品物の範囲を補足しておけば認識のずれを防げます。物品だけでなく、役務やデータ納品の場合も同様に内容を具体化します。受領内容と金額は請求書や支払処理と直結するため、正確な記載がトラブル防止の要となります。
署名・受領印
署名・受領印は、受領の意思表示を示す最終的な確認です。誰が責任をもって受領したのかを明確にすることで、後日の争いを防ぎます。押印文化が薄れてきた場合でも、署名や電子署名を残すことで証拠力が高まります。
例えば、部署責任者と実務担当者のダブル署名にすれば、組織としての確認が担保されます。また、社内ルールで「受領者は役職者に限る」と定めておくと、安易な受領を防ぐ抑止力になります。そのため、署名・受領印は単なる形式ではなく、受領行為に対する責任を可視化する重要な要素といえるでしょう。
備考
備考は、標準項目では書ききれない補足情報を記載する欄です。納品条件、受領時の状況、未確定事項、後続対応などを自由に追記でき、実務上の「メモ兼記録」として機能します。
空欄のままでも問題ありませんが、後日の確認に役立つ情報は積極的に残しておく価値があります。例えば、「検収は別途実施予定」「一部後日納品」といった状況を書いておけば、なぜ受領書が存在するのに検収が未了なのかを説明できます。備考欄を活用することで、受領書が単なる定型書類ではなく、取引の実態を反映した実務記録になります。
受領書を作成する際の注意点とポイント
受領書を作成する際の注意点とポイントとして以下のような点を意識しましょう。
- 発行期限はないが早めに作成する
- 証憑として保存期間が定められている
- 金額によっては収入印紙が必要になる
ここでは、それぞれの注意点とポイントについて詳しく解説します。
発行期限はないが早めに作成する
受領書は法律上の明確な発行期限が定められている書類ではありません。しかし、期限がないからといって作成を先延ばしにすると、受領時の状況や事実関係があいまいになり、後から正確に記録できなくなるリスクがあります。
時間が経過するほど担当者の記憶が薄れたり、関係資料がわかりづらくなるため、実務では受領直後に作成するのが望ましい運用です。例えば、月末にまとめて処理しようとすると、個々の案件の受領日や内容を正確に思い出せず、記載ミスにつながることがあります。早めに作成して関係者に共有しておけば、認識のずれにもその場で気づきやすくなります。
証憑として保存期間が定められている
受領書は会計上の証憑（しょうひょう）として扱われる書類であり、一定期間の保存が求められます。法人の場合、原則として7年間の保存が必要とされ、税務調査や監査の際には提示を求められる可能性があります。
そのため、作成した受領書は個人の机に保管するのではなく、会社として組織的に管理する体制が重要になります。保存期間を過ぎる前に誤って廃棄してしまうと、取引の正当性を説明できなくなるリスクがあります。そのため、受領書は「受け取った事実」を裏付ける公的な記録であるため、保存ルールを明確にして運用することが基本ともいえるでしょう。
なお、証憑については、こちらの記事もご覧ください。
金額によっては収入印紙が必要になる
受領書は受け取った物や役務の内容によっては印紙税の課税対象となり、金額に応じて収入印紙の貼付が必要になります。印紙税額は受領書に記載する金額により異なります。5万円未満であれば非課税ですが、5万円以上100万円以下なら200円、100万円超え200万円以下なら400円と定められているため注意しましょう。
一方で、単なる物品の受領確認や検収の性質が強い場合には非課税となるケースもあります。例えば、「商品を受領しました」とだけ記載された受領書で、金銭の受領を示していない場合には課税対象とならないことが一般的です。判断に迷う場合は、書式や文言を工夫したり、専門家に確認したりすることがおすすめです。
受領書を受け取った側が確認する項目とポイント
受領書を受け取った側が確認する項目とポイントとして、以下のような点を意識しましょう。
- 受領書が届いたら早めに記載事項を確認する
- 受領書の金額が支払額と一致するかチェックする
- 受領書の確認を経理代行会社に相談する
ここでは、それぞれの項目とポイントについて詳しく解説します。
受領書が届いたら早めに記載事項を確認する
受領書が届いたら早めに記載事項を確認することは、トラブルを未然に防ぐための基本的な対応です。受領書は発行側の認識を示す書類であるため、内容をそのまま放置してしまうと、事実と異なる記載が固定化されてしまう可能性があります。
特に、受領日・受領内容・数量・金額・宛先などの主要項目は、実態と一致しているかを速やかにチェックする必要があります。例えば、実際には分割納品だったにもかかわらず「一括受領」と記載されている場合、そのままにしておくと後日の検収や支払いの整理が複雑になります。早期にミスを発見すれば、発行者に修正を依頼しやすく、認識のずれも小さい段階で解消できます。
受領書の金額が支払額と一致するかチェックする
受領書の金額が支払額と一致するかチェックすることは、経理処理の整合性を保つうえで欠かせません。受領書に記載された金額は、後続の請求書や支払処理の前提となるため、食い違いがあると訂正や再計算が必要になります。
特に税込・税抜の表示、送料や付帯費用の扱い、値引きの反映有無などは確認ポイントになります。例えば、受領書では税抜金額が記載されているのに、請求書では税込金額になっている場合、単純比較だけでは差異の理由が分からなくなります。このような場合は内訳を照合し、どの段階で金額が変わったのかを整理する必要があります。
受領書の確認を経理代行会社に相談する
受領書の確認を経理代行会社に相談することは、自社のリスク管理を高める有効な手段です。受領書は単なる書式確認にとどまらず、印紙税の要否や会計処理、証憑保存の観点まで関係するため、専門的な判断が必要な場面があります。
自社だけで判断すると見落としが生じる可能性があるため、第三者の視点を取り入れることもおすすめです。例えば、「受領書に金額が記載されているが印紙は必要か」といった論点は、記載文言や実態に応じて判断が分かれることがあります。このような場合、経理代行会社に相談すれば、過去事例やルールに基づいた助言を得られます。
なお、経理代行会社については、こちらの記事で詳しく解説しています。
まとめ
受領書は単なる受け取りのメモではなく、取引の事実関係を支える重要な証憑です。納品書や検収書、請求書、領収書といった関連書類と役割を整理して運用することで、受領から支払いまでの流れを一貫して管理できます。
あわせて、宛先・発行日・管理番号・受領内容・署名などの基本項目を適切に記載し、発行後は保存期間や印紙税の要否にも配慮することが求められます。また、受領書を受け取った側も記載内容や金額の整合性を速やかに確認し、疑問点があれば経理代行会社などの専門家に相談することもひとつの手です。
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受領書に関するよくあるご質問
受領書についてのお問い合わせを多くいただきます。ここでは、受領書に関するよくあるご質問についてまとめて紹介します。
受領書とは何ですか？
受領書とは、商品や成果物、または金銭などを「確かに受け取った」という事実を客観的に示す書類です。受領書の本質は受領の時点と内容を記録することであり、後日の確認やトラブル防止の基礎資料として機能します。法律上の作成義務はありませんが、企業実務では取引の透明性を高める重要な証憑として活用されます。
受領書で注意すべきことは何ですか？
受領書で注意すべきことは、記載内容の正確性と発行タイミングの適切さです。受領日・受領内容・金額・発行者情報が不明瞭では、後から事実関係を確認できなくなります。また、発行が遅れると記憶のあいまいになり、当事者間の認識のずれが生じやすくなります。保存期間にも配慮し、ルールに沿って管理しましょう。
受領書は誰が発行するのですか？
受領書は「受け取った側」が発行する書類です。納品書が渡した側から出されるのに対し、受領書は受領者が自らの意思で受領事実を認める書類になります。発注企業が納品物を受け取った場合に受領書を作成し、納品側に交付します。これにより、納品側は受領の証拠を得られ、請求や入金の手続きを進めやすくなります。
